شرح وظایف اداره انتشارات دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی
اداره انتشارات دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی، به عنوان امانتدار قلم و حامی اندیشه در جامعه دانشگاهی، وظایف خود را در چهارچوبی منسجم، شفاف و انسانمحور تعریف میکند. این وظایف، نه صرفاً شرح فرآیندهای اداری، که منشور خدمت به جامعه علمی و پیمانی با اصحاب قلم و دانش است.
فصل نخست: وظایف راهبردی و سیاستگذاری
۱. دبیری و پشتیبانی شورای انتشارات دانشگاه
- تشکیل و اداره جلسات شورای انتشارات با رعایت نظم و آییننامههای مصوب
- تهیه دستور جلسات بر اساس درخواستهای واصله و اولویتهای راهبردی دانشگاه
- مستندسازی دقیق مصوبات و ابلاغ بهموقع آنها به ذینفعان
- پیگیری اجرای مصوبات شورا تا حصول نتیجه نهایی
- فراهمآوردن مقدمات انتخاب اعضای جدید شورا در پایان دوره دوساله و ارائه پیشنهاد به مدیریت محترم اطلاعرسانی و تأمین منابع علمی
۲. تدوین و بازنگری آییننامهها و شیوهنامهها
- تدوین و بهروزرسانی آییننامه جامع نشر دانشگاه متناسب با تحولات علمی و فناوری
- تهیه شیوهنامه اجرایی داوری آثار با رعایت اصول بیطرفی، تخصصگرایی و محرمانگی
- تدوین تعرفهها و ضوابط مالی شفاف و منصفانه برای خدمات انتشاراتی
- بازنگری مستمر فرآیندها با رویکرد بهبود کیفیت و کاهش زمان انتظار متقاضیان
فصل دوم: وظایف تخصصی در حوزه نشر کتاب
۳. پذیرش و ثبت درخواستهای چاپ کتاب
- پذیرش آثار (تألیف، ترجمه، گردآوری و تصنیف) از اعضای محترم هیئت علمی، پژوهشگران، کارکنان و دانشجویان
- راهنمایی و مشاوره متقاضیان درباره ضوابط، فرآیندها و الزامات نشر دانشگاهی
- ثبت مشخصات آثار در سامانه جامع نشر و تشکیل پرونده الکترونیک برای هر اثر
- بررسی اولیه انطباق اثر با موضوعات مصوب و اولویتهای علمی دانشگاه
۴. ارزیابی و داوری تخصصی آثار
- ارسال آثار به شورای انتشارات برای بررسی و تعیین صلاحیت اولیه
- شناسایی و انتخاب داوران متخصص و امین در حوزههای مختلف علوم پزشکی
- ارسال اثر به حداقل دو داور و پیگیری مستمر جهت دریافت بهموقع نظرات کارشناسی
- رفع تعارض منافع در فرآیند داوری و تضمین بیطرفی کامل
- اعلام نتایج داوری به متقاضی همراه با بازخوردهای سازنده و حاوی نقاط قوت و ضعف اثر
- پرداخت بهموقع حقالزحمه داوران با رعایت شأن و منزلت علمی ایشان
۵. انجام فرآیندهای قانونی نشر
- اخذ شابک (ISBN) از سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران
- اخذ فیپا (فهرستنویسی پیش از انتشار) از کتابخانه ملی
- پیگیری و اخذ مجوز چاپ از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
- هماهنگی با نهادهای ذیربط برای رفع موانع احتمالی و تسریع در صدور مجوزها
۶. انعقاد قرارداد و امور مالی مؤلفان
- تنظیم و انعقاد قرارداد چاپ با صاحب اثر با رعایت کامل حقوق مادی و معنوی پدیدآورنده
- شفافسازی تعهدات طرفین در قرارداد
- محاسبه و پرداخت حقالزحمه آمادهسازی بر اساس تعرفههای مصوب
- محاسبه و پرداخت حقالزحمه تألیف یا ترجمه به صاحبان اثر پس از طی مراحل قانونی
- پرداخت سهم مؤلف از فروش کتاب (در صورت توافق) با نظم و دقت کامل
۷. نظارت بر فرآیند تولید و چاپ
- انتخاب ناشران و چاپخانههای همکار بر اساس کیفیت، تعهد و توانمندی فنی
- نظارت بر مراحل آمادهسازی شامل ویراستاری علمی و ادبی، صفحهآرایی و طراحی جلد
- کنترل کیفیت چاپ و انطباق محصول نهایی با استانداردهای مصوب
- بازبینی نهایی پیش از توزیع و رفع نواقص احتمالی
فصل سوم: وظایف در حوزه نشریات علمی
۸. راهاندازی و پشتیبانی نشریات علمی
- مشاوره به گروههای تخصصی متقاضی راهاندازی مجلات علمی درباره الزامات و فرآیندها
- تهیه و تکمیل مدارک مورد نیاز برای اخذ مجوز انتشار مجلات علمی
- پیگیری اخذ مجوز انتشار از مراجع ذیصلاح (وزارت بهداشت، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی)
- پشتیبانی مستمر از سردبیران و مدیران مسئول مجلات در طول دوره انتشار
۹. ارتقای کیفی و رتبهبندی نشریات
- صدور تاییدیه چاپ برای هر شماره از مجلات علمی
- راهنمایی و همراهی مجلات برای اخذ رتبه علمی-پژوهشی و ارتقای رتبه
- پیگیری نمایهسازی مجلات در پایگاههای معتبر داخلی و بینالمللی
- برگزاری کارگاههای آموزشی برای عوامل اجرایی مجلات (سردبیران، مدیران داخلی، ویراستاران)
- نظارت بر رعایت استانداردهای بینالمللی نشر در مجلات دانشگاه
فصل چهارم: وظایف فرهنگی و ترویجی
۱۰. ترویج فرهنگ مطالعه و کتابخوانی
- برگزاری نمایشگاههای کتاب در مناسبتهای ملی و دانشگاهی
- معرفی و رونمایی از آثار جدید با حضور مؤلفان و دانشجویان
- تقدیر از مؤلفان و مترجمان برتر در مراسم و آیینهای دانشگاهی
- برگزاری مسابقات کتابخوانی با محوریت آثار منتشر شده توسط انتشارات دانشگاه
- ایجاد باشگاه مخاطبان و ارتباط مستمر با خوانندگان کتابهای دانشگاه
۱۱. تعامل با جامعه و ایفای مسئولیت اجتماعی
- تولید محتوای سلامت محور به زبان ساده برای عموم مردم
- اهدای کتاب به کتابخانههای عمومی، بیمارستانها و مناطق محروم
- همکاری با سازمانهای مردم نهاد حوزه سلامت در انتشار محتوای آموزشی
- ایجاد تخفیفهای ویژه برای دانشجویان و گروههای کمبرخوردار
فصل پنجم: وظایف پشتیبانی و زیرساختی
۱۲. مدیریت منابع و زیرساختها
- ایجاد و نگهداری پایگاه اطلاعاتی جامع از تمامی آثار منتشر شده
- توسعه زیرساختهای فناوری اطلاعات برای الکترونیکی کردن فرآیندها
- ایجاد و بهروزرسانی وبسایت اداره انتشارات به عنوان درگاه اصلی ارتباط با مخاطبان
- برقراری ارتباط مستمر با ناشران و چاپخانههای برتر کشوری
- تأمین مواد و ملزومات مصرفی مورد نیاز فرآیندهای انتشاراتی
۱۳. ارتباطات و تعاملات برونسازمانی
- تعامل مستمر با کتابخانه ملی، وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و وزارت بهداشت
- همکاری با انتشارات دانشگاههای دیگر برای تبادل تجربه و دانش
- حضور فعال در مجامع و انجمنهای علمی نشر کشور
- ایجاد تفاهمنامههای همکاری با ناشران معتبر بینالمللی
فصل ششم: وظایف نظارتی و ارزیابی
۱۴. ارزیابی مستمر عملکرد و بهبود کیفیت
- پایش مستمر رضایت مؤلفان و پژوهشگران از خدمات ارائه شده
- ارزیابی دورهای عملکرد داوران و ارتقای بانک اطلاعاتی داوران
- اندازهگیری شاخصهای کلیدی عملکرد (زمان داوری، زمان انتشار، تعداد آثار)
- دریافت بازخورد از مخاطبان و اصلاح فرآیندها بر اساس آن
- تهیه گزارشهای دورهای عملکرد برای ارائه به معاونت تحقیقات و فناوری
۱۵. حفظ و صیانت از حقوق مادی و معنوی
- صیانت از حقوق مؤلفان در برابر هرگونه نقض احتمالی
- پیگیری تخلفات علمی مانند سرقت ادبی و جعل
- حفاظت از اطلاعات محرمانه آثار در فرآیند داوری
- نگهداری بایگانی الکترونیک و فیزیکی کلیه اسناد و مدارک
سخن پایانی: منشور خدمت ما
اداره انتشارات دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی، در انجام وظایف خود، خود را متعهد به اصول زیر میداند:
- کرامت انسانی: تکریم هر پژوهشگر و نویسنده به عنوان سرمایه ملی
- شفافیت: بیان صادقانه قوانین، فرآیندها و تعرفهها
- عدالت: رفتار یکسان با همه متقاضیان فارغ از جایگاه و مرتبه
- تعهد: پیگیری هر پرونده تا حصول نتیجه نهایی با عشق و مسئولیت
- کیفیت: ارائه خدمتی در شأن نام و جایگاه دانشگاه علوم پزشکی
ما وظیفه خود نمیدانیم مگر آنکه:
هر قلمی را ارج بنهیم، هر اندیشهای را پاس داریم، و هر کتابی را چونان فرزندی علمی، در مسیر تولد تا انتشار، همراهی و حمایت کنیم.